机构印章、介绍信、证书管理规定

机构印章、介绍信、证书管理规定

湖南省青少年发展基金会机构的印章、介绍信是湖南省青少年发展基金会行使对内、对外重要公文、文件的身份证明，为进一步加强湖南省青少年发展基金会机构的印章、介绍信的管理，特制定本规定。

一、印鉴管理

1．本会印鉴由办公室保管，法人印鉴由法人指定专人保管，湖南省希望工程办公室、湖南省青少年服务中心印鉴由办公室代为保管。

2．妥善保管印鉴，保证印鉴的绝对安全。

3．认真履行用印登记手续，完好保存《用印登记本》。

4．对用印的涉密文件、信函、资料内容，严格保密，不得泄漏。

5．印章由办公室统一刻制、启用、回收、销毁。刻制印章，必须严格履行审批手续。

6．各部门应加强印章管理，严禁伪造、刻改、私刻印章。使用印章必须严格审批手续，不得乱用、滥用印章，如有违反，视情节轻重，按国家有关法令和规定追究责任。

7．办公室建立新旧印模档案，新刻制印章须到办公室备案后，方可启用，同时旧印章交到办公室统一封存、销毁，不得自行处理。停用的旧印鉴应登记留存印模，作档案保存。

二、印鉴使用

1．凡加盖本会印鉴，须经部门分管秘书长签批，报理事长同意方可使用；凡加盖省希望工程办公室印鉴，经希望办副主任审签后，须报希望办主任同意方可使用。

2．使用印鉴要在办公室内，原则上不得将印鉴带出办公室外使用。特殊情况须带出办公室使用，须经分管办公室的秘书长同意并办理借印手续。印鉴不准外借或授托外单位使用。不得预盖空白条、空白介绍信、空白证明信和其他空白证件。

3．盖印时印油要均匀，位置要正确（压年盖月）端正，用力要适度，盖出的印要端正美观，字迹要清晰，防止歪、倒或模糊不清。

三、用印登记

1．凡经相关领导批准需要用印的，要向印章管理人员出具领导批示依据，印章管理人员要对需要盖印的内容、数量认真查对，以防错盖、多盖，并妥善保存批准依据。对不符合用印手续、规定或公文不符合规范的，印章管理人员有权拒绝用印。

2．凡编有文号的文件和函件，由办公室负责归档、保存领导签批依据。

3．监印人要严格对用印进行登记，登记内容包括：用何印、用印时间、事由、份数、用印单位、经办人、签批领导。

4．监印人应按规定严格印鉴管理和使用，若发生印鉴违规使用或丢失，将视情节给予监印人行政处分；其他工作人员若违反本规定，擅自动用、套印印鉴，将视情节轻重，对当事人给予行政处分。

四、介绍信管理

1．介绍信是对外联系工作、商洽事务等派出人员持有的凭证。

2．介绍信由办公室统一负责出具、登记、销毁。

3．开具介绍信应履行审批手续。需经分管办公室的秘书长签批。

4．填写介绍信内容要明确具体、包括前往的单位（部门）名称、联系具体事宜、开信日期、有效期限等。书写要工整，不得涂改。印章管理人员应在检查核对无误后用印。

5．一般不得在空白介绍信上加盖公章和携带空白介绍信外出。特殊情况须经理事长或分管办公室的秘书长批准，并对批准人、使用人及事由进行详细登记。

6．介绍信开出后未使用的，应退还管理人员。介绍信持有人若将介绍信丢失，应及时报告，以防冒名顶替。

五、证书管理

1．证书特指湖南省青少年发展基金会《基金会法人登记证书》、湖南省希望工程办公室《事业单位法人证书》、湖南省青少年服务中心《民办非企业单位登记证书》的正本和副本、《湖南省青少年发展基金会开户许可证》《慈善组织公开募捐资格证书》。

2．证书由办公室明确专人负责保管，如有遗失应及时向主管领导汇报。

3．管理人员要做好证书使用登记工作，如外出办事需用证书原件或复印件，必须经分管办公室的秘书长签字同意，并登记用证时间、用证人姓名、用途、复印份数、拟归还时间、归还时间。

4．证书应妥善管理，不得伪造、涂改、损毁、出借、转让、出租。

5．各项登记证书如有遗失或污损，必须及时向登记管理机关申请补领、更换。